B2B Plaza gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarvoor wij deze gebruiken, met wie wij gegevens delen en welke rechten je hebt.

Deze verklaring geldt voor onze website, onze klantcommunicatie en onze dienstverlening onder de handelsnamen B2B Plaza en CPN Hosting.

1. Wie zijn wij?

B2B Plaza is verantwoordelijk voor de verwerkingen van persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.

B2B Plaza
Mede handelend onder de naam CPN Hosting
Viaductweg 1
2211 GN Noordwijkerhout
KvK-nummer: 27345422

Website: https://b2bplaza.nl
E-mail voor privacyvragen: b2bsupport@b2bplaza.nl
Telefoon: 0252-725700

Wij zijn telefonisch bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 18:00 uur.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van je contact met ons en de diensten die je gebruikt. Het kan gaan om:

• Je naam, bedrijfsnaam en functie.

• Je adres, e-mailadres en telefoonnummer.

• Klantnummer, accountgegevens en gegevens over de diensten die je afneemt.

• Bestel-, factuur- en betaalgegevens.

• Domeinnamen en de contactgegevens van domeinhouders en eventuele administratieve contactpersonen.

• De uitkomst en het tijdstip van controles van contactgegevens.

• E-mails, supportvragen, bijlagen en andere informatie die je met ons deelt.

• Technische gegevens, zoals IP-adressen, loggegevens, browsergegevens en informatie over het gebruik van onze website.

• Cookievoorkeuren en gegevens over gegeven of ingetrokken toestemming.

Wij ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van jou. Bij zakelijke klanten kunnen wij contactgegevens ook ontvangen van je werkgever of een andere bevoegde contactpersoon. Bij domeinregistraties en verhuizingen kunnen gegevens afkomstig zijn van de betrokken registrar of het domeinregister.

Geef in formulieren en supporttickets alleen informatie die nodig is voor je vraag. Stuur geen wachtwoorden, volledige identiteitsbewijzen of andere gevoelige gegevens mee zonder voorafgaande afspraak over een geschikte, beveiligde werkwijze.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Offertes, overeenkomsten en dienstverlening

Wij gebruiken gegevens om aanvragen te behandelen, offertes uit te brengen, overeenkomsten uit te voeren, diensten te leveren en klanten te informeren over hun dienstverlening.

Wanneer je zelf partij bent bij de overeenkomst, verwerken wij noodzakelijke gegevens voor het sluiten of uitvoeren daarvan. Bij contactpersonen van zakelijke klanten verwerken wij gegevens vanuit ons gerechtvaardigde belang om de klantrelatie en dienstverlening te beheren.

Support en communicatie

Wij gebruiken contactgegevens en de inhoud van berichten om vragen te beantwoorden, storingen te onderzoeken en ondersteuning te verlenen.

Supportmeldingen worden verwerkt in ons klantbeheer- en ticketsysteem. Daarbij kunnen wij correspondentie, bijlagen, de behandelaar en de voortgang vastleggen. Klanten kunnen hun tickets ook via ons klantenportaal bekijken.

Deze verwerking is nodig voor de uitvoering van onze dienstverlening of voor ons gerechtvaardigde belang om vragen en problemen zorgvuldig af te handelen.

Domeinregistratie en controle van contactgegevens

Voor de registratie, verhuizing en het beheer van domeinnamen verwerken wij de noodzakelijke domeinhouder- en contactgegevens.

Wij controleren contactgegevens en leggen vast wanneer en op welke wijze een controle heeft plaatsgevonden. Ook kunnen wij een jaarlijkse e-mail sturen met het verzoek de geregistreerde gegevens te controleren. Deze berichten horen bij het beheer van de domeinnaam en zijn geen reclame.

Wij verwerken deze gegevens voor de uitvoering van de domeindienstverlening, voor ons gerechtvaardigde belang bij betrouwbare registratiegegevens en voor zover een toepasselijke wettelijke verplichting dit vereist.

Verzoeken om domeinregistratiegegevens

Wanneer wij een verzoek ontvangen om registratiegegevens te verstrekken, beoordelen wij de identiteit van de verzoeker, het doel van het verzoek en de juridische grondslag. Wij verstrekken alleen gegevens wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en de verstrekking noodzakelijk en evenredig is.

Wij kunnen het verzoek, onze beoordeling en het gegeven antwoord vastleggen om de afhandeling te kunnen verantwoorden.

Verzoeken over domeinregistratiegegevens kunnen worden gericht aan cbw@b2bplaza.eu.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens voor onze administratie, facturatie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten.

Beveiliging en geschillen

Wij kunnen technische gegevens en relevante dossierinformatie verwerken om onze systemen te beveiligen, misbruik te onderzoeken en onze rechten bij een geschil te beschermen.

Ons gerechtvaardigde belang hierbij is het beschermen van onze dienstverlening, klanten en bedrijfsvoering. Daarbij wegen wij de noodzaak van de verwerking af tegen de gevolgen voor de betrokken personen.

Websiteanalyse

Met jouw toestemming gebruiken wij Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om de website te verbeteren.

Wanneer wij gegevens op basis van toestemming verwerken, kun je die toestemming weer intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

4. Cookies en Google Analytics

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Wij gebruiken Complianz om cookievoorkeuren te beheren.

Noodzakelijke cookies ondersteunen de werking van de website en het onthouden van je cookiekeuze. Voor Google Analytics vragen wij vooraf toestemming. Je kunt optionele cookies accepteren, weigeren of je voorkeuren aanpassen via Cookie-instellingen.

Voor Google Analytics gebruiken wij de volgende instellingen:

• Google-signalen is uitgeschakeld.

• Advertentiepersonalisatie is voor alle regio’s uitgeschakeld.

• De verzameling van door gebruikers verstrekte gegevens is uitgeschakeld.

• De verzameling van gedetailleerde locatie- en apparaatgegevens is uitgeschakeld.

• De bewaartermijn voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens is ingesteld op 14 maanden.

• Het opnieuw laten ingaan van de bewaartermijn bij nieuwe gebruikersactiviteit is uitgeschakeld.

Wij gebruiken geen Google Ads.

Deze instellingen betekenen niet dat alle Analytics-gegevens anoniem zijn. Google Analytics kan bijvoorbeeld online identificatoren en gegevens over websitegebruik verwerken.

Meer informatie over de cookies en diensten op onze website staat in ons cookiebeleid.

5. Beveiliging van websiteformulieren

Onze website gebruikt Google reCAPTCHA om formulieren te beschermen tegen spam en geautomatiseerd misbruik. Daarbij kunnen technische gegevens, zoals je IP-adres, browserinformatie en interacties met de website, door Google worden verwerkt.

Het doel hiervan is de bescherming van onze website en communicatiekanalen. Voor zover toestemming nodig is voor het plaatsen of uitlezen van gegevens op je apparaat, verloopt deze via onze cookie-instellingen.

Meer informatie over de verwerking door Google staat in het privacybeleid van Google.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor de beschreven doeleinden of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Afhankelijk van de dienst kan het gaan om:

• Leveranciers van hosting, infrastructuur, e-mail, sms en back-ups.

• Leveranciers van klantbeheer- en supportsoftware, voor het verwerken van klantgegevens, supporttickets en bijbehorende communicatie.

• Domeinregistrars en domeinregisters die betrokken zijn bij de gekozen domeinextensie.

• Google, voor de websitefuncties die hierboven zijn beschreven.

• Administratieve of professionele adviseurs, voor zover hun werkzaamheden dit noodzakelijk maken.

• Bevoegde instanties of andere gerechtigde verzoekers, wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat.

Mail-, sms- en back-updiensten worden binnen onze dienstverlening verzorgd onder de handelsnaam CPN Hosting. B2B Plaza en CPN Hosting zijn handelsnamen van dezelfde onderneming.

Een partij die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, moet daarbij onze instructies volgen. Hiervoor zijn afspraken over onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging en het gebruik van gegevens vereist. Andere partijen, zoals bepaalde domeinregisters, kunnen voor hun eigen verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn.

7. Waar worden gegevens verwerkt?

Ons klantbeheer- en ticketsysteem wordt gehost in Duitsland.

Het gebruik van internationale leveranciers, waaronder Google, kan betekenen dat persoonsgegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Een Europese opslaglocatie sluit toegang vanuit een ander land niet altijd uit.

Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte moet een geldige doorgiftegrondslag bestaan. Dit kan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of passende waarborgen, zoals de Europese standaardcontractbepalingen.

Google beschrijft de gebruikte doorgiftemechanismen op zijn pagina over internationale gegevensdoorgifte.

Wil je weten welke ontvangers en waarborgen relevant zijn voor jouw gegevens? Neem dan contact met ons op via b2bsupport@b2bplaza.nl.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Daarbij houden wij rekening met de dienstverlening, wettelijke verplichtingen en eventuele geschillen.

Voor de volgende gegevens hanteren wij deze termijnen:

• Supporttickets en bijbehorende correspondentie: zeven jaar na afsluiting van het ticket.

• Back-ups: één jaar vanaf de aanmaakdatum van de back-up.

• Google Analytics: de ingestelde bewaartermijn voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens is 14 maanden, zonder verlenging door nieuwe gebruikersactiviteit. Google verwerkt verwijderingen periodiek. Deze instelling geldt niet voor de meeste samengevoegde standaardrapporten.

• Administratieve en fiscale gegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

• Klant- en contractgegevens: zolang deze nodig zijn voor de uitvoering en afwikkeling van de overeenkomst, en daarna voor zover een wettelijke verplichting of de behandeling van een concrete aanspraak dit vereist.

• Domein- en verificatiegegevens: zolang deze nodig zijn voor het beheer van de domeinnaam en het verantwoorden van controles. Daarna beoordelen wij de noodzaak van verdere bewaring op basis van toepasselijke verplichtingen en eventuele geschillen.

• Technische loggegevens: zolang deze nodig zijn voor beheer, foutonderzoek en beveiliging. Gegevens die verband houden met een incident kunnen langer nodig zijn voor het onderzoek en de afhandeling daarvan.

Een bewaartermijn betekent niet dat alle gegevens in een dossier altijd even lang nodig zijn. Overbodige of onnodig gevoelige informatie hoort niet langer te worden bewaard.

Gegevens die uit actieve systemen zijn verwijderd, kunnen nog voorkomen in eerder gemaakte back-ups totdat deze volgens de bewaartermijn vervallen.

9. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij treffen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang en misbruik.

Daarbij gebruiken wij onder meer tweefactorauthenticatie voor beheeraccounts en back-ups. Back-uptests worden uitgevoerd met JetBackup. Toegang tot persoonsgegevens behoort beperkt te zijn tot personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan ieder risico uitsluiten. Vermoed je een beveiligingsprobleem met jouw gegevens? Neem dan contact met ons op.

10. Gegevens die wij voor klanten verwerken

Bij hosting, e-mail en back-updiensten kunnen wij persoonsgegevens verwerken namens onze klanten. Voor die gegevens bepaalt de klant doorgaans het doel van de verwerking en handelen wij als verwerker.

De afspraken daarover horen bij de betreffende dienstverlening en verwerkersafspraken. Heb je een privacyvraag over gegevens op een website of in een dienst van één van onze klanten? Richt je verzoek dan in eerste instantie aan die organisatie.

11. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kun je ons vragen om:

• Inzage in je persoonsgegevens.

• Correctie of aanvulling van onjuiste gegevens.

• Verwijdering van gegevens.

• Beperking van de verwerking.

• Overdracht van gegevens die daarvoor in aanmerking komen.

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je op ieder moment intrekken.

Stuur je verzoek naar b2bsupport@b2bplaza.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is. Stuur niet uit eigen beweging een volledig identiteitsbewijs mee.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging nodig en wettelijk toegestaan is, informeren wij je binnen die maand over de reden.

12. Klachten

Heb je vragen of ben je niet tevreden over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Neem dan contact met ons op, zodat wij je klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, gegevensverwerking of de toepasselijke regels veranderen. De actuele versie staat op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokkenen waar dat nodig is.